ALGEMENE VOORWAARDEN INGRID LUIMES MEDIATION & COACHING (aanvullend advocatuur)

Het kantoor Ingrid Luimes Mediation & Coaching (Hierna: “het kantoor”) is een eenmanszaak die gedreven wordt voor rekening en risico van mr. G.H.J. Luimes. Het kantoor is gevestigd te Wageningen (Kamer van Koophandel: 30255319).

DE OPDRACHT

Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op iedere opdracht aan het kantoor en ze dienen te worden begrepen als aanvullend op het van toepassing zijnde MfN-reglement, indien en voor zover mr. G.H.J. Luimes ook advocaatwerkzaamheden verricht in de desbetreffende mediation, zoals het indienen van een gemeenschappelijk echtscheidingsverzoek. Toepasselijkheid van de algemene voorwaarden van de opdrachtgever wordt uitgesloten.

Het kantoor heeft het recht om de opdracht te beëindigen in geval van: a) niet betaling van facturen; b) verzuim van opdrachtgever om informatie te verstrekken en/of het verstrekken van onjuiste informatie en/of onvolledige informatie; c) het ontbreken van het benodigde vertrouwen tussen opdrachtgever en het kantoor; d) een belangenconflict met een andere cliënt van het kantoor.

Bij uitval en arbeidsongeschiktheid van mr. G.H.J. Luimes zal mr. ir. W. de Jongh (advocaat en MfN-registermediator te Veenendaal) als waarnemer optreden.

KOSTEN

Voor de uitvoering van de door het kantoor voor opdrachtgever verrichte werkzaamheden wordt een honorarium en omzetbelasting, in rekening gebracht. Kosten van (in overleg) ingeschakelde deskundigen, griffierechten en andere verschotten worden aan opdrachtgever doorbelast. Het kantoor is steeds gerechtigd bij de aanvaarding en tijdens de uitvoering van de opdracht betaling van een voorschot te verlangen.

Het kantoor zal maandelijks een factuur zenden. De factuur dient te worden voldaan binnen 14 dagen na ontvangst. Het kantoor is gerechtigd een rente van 1% per maand in rekening te brengen over het bedrag dat niet binnen die termijn is betaald.

Het kantoor beschikt niet over een Stichting derdengelden en kan dus geen derdengelden ontvangen.

AANSPRAKELIJKHEID

Het kantoor is verzekerd voor beroepsaansprakelijkheid. Iedere aansprakelijkheid van het kantoor is beperkt tot het bedrag dat in het desbetreffende geval onder de beroepsaansprakelijkheidsverzekering van het kantoor wordt uitgekeerd, vermeerderd met het eigen risico zoals opgenomen in deze verzekeringspolis. Indien en voor zover om welke reden dan ook, geen uitkering plaatsvindt uit hoofde van voornoemde verzekering, is de aansprakelijkheid van het kantoor beperkt tot het door het kantoor in verband met de betreffende opdracht in rekening gebrachte honorarium, met een maximum van € 10.000,– (zegge: tienduizend euro).

Alle vorderingsrechten jegens het kantoor verband houdende met de door het kantoor verrichte werkzaamheden vervallen in ieder geval één jaar na het moment waarop de betrokkene bekend werd of redelijkerwijs bekend kon zijn met het bestaan van deze rechten.

Indien communicatie tussen opdrachtgever en het kantoor plaatsvindt door elektronische middelen dan is het kantoor jegens opdrachtgever noch derden aansprakelijk voor schade die het gevolg is van de verzending van virussen en/of onregelmatigheden in de elektronische communicatie, en voor niet ontvangen berichten, behoudens in geval van opzet of grove schuld.

WET TER VOORKOMING VAN WITWASSEN EN FINANCIEREN VAN TERRORISME

De Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) is op bepaalde advocaten en advocatenkantoren van toepassing. Het kantoor verricht niet de diensten die in deze wet zijn vermeld en die vallen onder deze wet. Het kantoor heeft derhalve geen meldingsplicht aan de FIU-Nederland.

KLACHTEN

De Kantoorklachtenregeling luidt als volgt

Begripsbepalingen

In deze kantoorklachtenregeling wordt verstaan onder:

klacht: iedere schriftelijke uiting van ongenoegen van of namens de cliënt jegens mr. G.H.J. Luimes over de totstandkoming en de uitvoering van een overeenkomst van opdracht, de kwaliteit van de dienstverlening of de hoogte van de declaratie, niet zijnde een klacht als bedoeld in paragraaf 4 van de Advocatenwet;

klager: de cliënt of diens vertegenwoordiger die een klacht kenbaar maakt;

klachtenfunctionaris: de advocaat die is belast met de afhandeling van de klacht.

Toepassingsbereik

Deze kantoorklachtenregeling is van toepassing op iedere overeenkomst van opdracht tussen Mr G.H.J. Luimes en de cliënt die ziet diensten die niet vallen onder haar werkzaamheden als MfN-registermediator en dus onder de klachtenregeling van de MfN.

Mr. G.H.J. Luimes draagt zorg voor klachtafhandeling conform de kantoorklachtenregeling.

Doelstellingen

Deze kantoorklachtenregeling heeft tot doel:

1. het vastleggen van een procedure om klachten van cliënten binnen een redelijke termijn op een constructieve wijze af te handelen;
   b. het vastleggen van een procedure om de oorzaken van klachten van cliënten vast te stellen;
   c. behoud en verbetering van bestaande relaties door middel van goede klachtenbehandeling;
   d. verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening met behulp van klachtbehandeling en klachtanalyse.

Informatie bij aanvang dienstverlening

Deze kantoorklachtenregeling wordt toegezonden.

Klachten als bedoeld in artikel 1 van deze kantoorklachtenregeling die na behandeling niet zijn opgelost worden voorgelegd aan rechtbank.

Interne klachtprocedure

Indien een cliënt het kantoor benadert met een klacht, dan wordt de klacht doorgeleid naar mr. ir. W. de Jongh, werkzaam als advocaat en MfN-registermediator te Veenendaal, die daarmee optreedt als klachtenfunctionaris.

De klachtenfunctionaris stelt mr. G.H.J. Luimes over wie is geklaagd in kennis van het indienen van de klacht en stelt de klager en mr. G.H.J. Luimes over wie is geklaagd in de gelegenheid een toelichting te geven op de klacht.

Mr. G.H.J. Luimes tracht samen met de cliënt tot een oplossing te komen al dan niet na tussenkomst van de klachtenfunctionaris.

De klachtenfunctionaris handelt de klacht af binnen vier weken na ontvangst van de klacht of doet met opgave van redenen mededeling aan de klager over afwijking van deze termijn met vermelding van de termijn waarbinnen wel een oordeel over de klacht wordt gegeven.

De klachtenfunctionaris stelt de klager en mr. G.H.J. Luimes schriftelijk op de hoogte van het oordeel over de gegrondheid van de klacht, al dan niet vergezeld van aanbevelingen.

Indien de klacht naar tevredenheid is afgehandeld, tekenen de klager, de klachtenfunctionaris en mr. G.H.J. Luimes het oordeel over de gegrondheid van de klacht.

Geheimhouding en kosteloze klachtbehandeling

De klachtenfunctionaris en mr. G.H.J. Luimes nemen bij de klachtbehandeling geheimhouding in acht.

De klager is geen vergoeding verschuldigd voor de kosten van de behandeling van de klacht.

Verantwoordelijkheden

De klachtenfunctionaris is verantwoordelijk voor de tijdige afhandeling van de klacht.

Mr. G.H.J. Luimes houdt de klachtenfunctionaris op de hoogte over eventueel contact en een mogelijke oplossing.

De klachtenfunctionaris houdt de klager op de hoogte over de afhandeling van de klacht.

De klachtenfunctionaris houdt het klachtdossier bij.

Klachtregistratie

De klachtenfunctionaris registreert de klacht met daarbij het klachtonderwerp.

Een klacht kan in meerdere onderwerpen worden ingedeeld.

De klachtenfunctionaris brengt periodiek verslag uit over de afhandeling van de klachten en doet aanbevelingen ter voorkoming van nieuwe klachten, alsmede ter verbetering van procedures.

Minimaal eenmaal per jaar wordt de verslagen en de aanbevelingen op het kantoor besproken en ter besluitvorming voorgelegd.

PERSOONSGEGEVENS

De Privacystatement van het kantoor luidt als volgt:

Welke persoonsgegevens worden verzameld en waarvoor?

• Naam, adres, geboortedatum -> voor de vaststelling van de identiteit van de cliënten en het voeren van procedures;
• Email en telefoonnummer -> om contact te kunnen onderhouden met de cliënten;
• BSN -> in geval een gemeenschappelijk echtscheidingsverzoek bij de Rechtbank of voor het aanvragen van een toevoeging bij de Raad voor Rechtsbijstand;
• Burgerlijke staat -> voor de vaststelling van de juridische positie van cliënten;
• Nationaliteit -> voor de vaststelling van het toepasselijke recht.

Het kantoor maakt geen kopie van paspoorten. Wel wordt inzage in paspoort, ID of rijbewijs gevraagd ter identificatie van cliënten.

Voor de werkzaamheden heeft het kantoor met de accountant een verwerkersovereenkomst gesloten, teneinde aan de boekhoudkundige verplichtingen te kunnen voldoen.

Het kantoor werkt niet op andere manieren met de gegevens. Ze worden niet gecombineerd voor profiling, automatische besluitvorming en ze worden evenmin gekoppeld aan andere databases.

Is het verwerken van deze persoonsgegevens rechtmatig?

Het verwerken van bovengenoemde persoonsgegevens vindt plaats omdat het noodzakelijk is voor de uitvoering van de opdracht. Vaak ligt er een wettelijke plicht aan ten grondslag. Bovendien geven cliënten door het verstrekken van de opdracht toestemming voor het verwerken van de persoonsgegevens. Dit is vastgelegd in de te sluiten mediationovereenkomst.

Hoe en hoe lang worden deze gegevens bewaard?

De persoonsgegevens worden bewaard in digitaal dossier gedurende 7 jaar. Het kantoor voldoet hiermee aan een wettelijke plicht. De fysieke dossiers bevinden zich in een afgesloten ruimte. De fysieke dossiers worden in het jaar van afsluiting van het dossier onherkenbaar vernietigd. Voor de digitale dossiers maakt het kantoor gebruik van cloudservices van een gerenommeerd bedrijf met een hoog beveiligingsniveau.

Wat zijn de rechten van de degene wiens gegeven worden verwerkt?

Cliënten hebben recht van inzage, rectificatie en wissing van de verwerkte persoonsgegevens. Een verzoek hiertoe kan te allen tijde worden gedaan. Hieraan zal door het kantoor binnen 4 weken kosteloos aan worden voldaan, tenzij wettelijke bepalingen van bewaarplicht dit verhinderen. Wanneer cliënten het idee hebben dat er op onjuiste wijze wordt omgegaan met hun persoonsgegevens kunnen zij hierover een klacht indienen bij het kantoor. Zij kunnen ook een klacht indienen bij de toezichthoudende instantie (Autoriteit Persoonsgegevens) of een gerechtelijke procedure starten bij de rechtbank.

Wat gebeurt erbij een data-lek?

Er is sprake van een data-lek als persoonsgegevens onbedoeld verloren zijn gegaan, zijn gewijzigd of toegankelijk zijn gemaakt voor derden. Een voorbeeld hiervan is als een computersysteem gehackt is. Het kantoor is verplicht eventuele data-lekken te documenteren en hiervan binnen 72 uur melding te doen aan de Autoriteit Persoonsgegevens.

SLOTBEPALINGEN

Indien enige bepaling in deze Algemene Voorwaarden geheel of gedeeltelijk onverbindend wordt verklaard, dan zal de onverbindende bepaling op zodanige wijze worden uitgelegd dat zij rechtsgeldig is en overeenkomt met haar strekking.

Op de rechtsverhouding tussen het kantoor en opdrachtgever, alsmede degenen die van haar diensten gebruik maken, is Nederlands recht van toepassing. Geschillen uitsluitend worden beslecht door de bevoegde rechter in het arrondissement Gelderland.

Wageningen, 7 november 2022